Organizar uma ação é uma tarefa de grande complexidade, ainda mais quando consideramos a sua logística. Além disso, muitas empresas não dispõem de uma equipe qualificada, o que as leva para uma importante questão: saber como contratar uma produtora de eventos.

As vantagens de terceirizar a produção de um evento são diversas. Uma agência organizadora dará todo o suporte que a sua ação precisa para ser bem-sucedida, como: a gestão de pessoas, a divulgação do evento, os serviços de fornecedores, brindes e ações criativas etc. Contudo, é preciso muito cuidado na hora da contratação para reduzir as chances de sofrer um golpe ou atrasar o seu cronograma.

Por conta desses aspectos, no post de hoje você descobrirá como escolher uma produtora de eventos de qualidade antes de deixar a produção da sua ação sob a responsabilidade de uma empresa especializada. Confira!

Avalie o boca a boca

Um dos primeiros fatores que você deve analisar é a reputação da produtora desejada. Não poupe tempo pesquisando como a imagem da agência está sendo propagada pelas pessoas. Analisar feedbacks de clientes antigos é sempre uma excelente alternativa!

Portanto, faça um apanhado geral dos principais comentários sobre a entidade: a maioria deles é positivo ou negativo? A empresa atendeu às expectativas? Cumpriu todos os itens acordados no contrato? Atendeu os prazos corretamente? Além disso, quanto mais recente for o relato — e com boa avaliação —, melhor.

Portanto, reúna o maior número de informações possível. Se os resultados encontrados forem positivos, esse é um sinal de que a organizadora, além de ter credibilidade, mantém um bom relacionamento com os seus clientes. Tais informações lhe darão uma noção inicial da competência da empresa e ajudarão você a prosseguir com a possível contratação. Não se esqueça de checar, principalmente, feedbacks de clientes que realizaram eventos compatíveis com o que o você pretende organizar.

Alinhe o perfil do evento com o perfil da produtora escolhida

Antes de tomar qualquer decisão, você precisa ter certeza de que as características do seu evento — porte, tipo de público, duração etc. — estão em harmonia com o trabalho que a produtora a ser contratada costuma realizar.

É mais comum do que se imagina contratar empresas especializadas em eventos de menor alcance para ações de grande porte. Logo, isso representa uma enorme perda de tempo e de trabalho dos envolvidos no projeto, impactando negativamente no sucesso da ação.

Para não correr o risco de ter que reiniciar a organização do zero, dê muita atenção a esse aspecto ao contratar uma produtora.

Preze pela transparência

Saber como escolher uma produtora de eventos envolve muitos aspectos distintos. E a transparência da organizadora no relacionamento com o contratante é um deles.  A empresa contratada tem a obrigação de expor com clareza os processos realizados em todas as etapas da produção do evento, principalmente nos custos necessários para realizar a ação.

Uma boa forma de descobrir isso é pedindo um orçamento com descrição de cada item para a produtora-alvo. Assim, você terá a certeza da credibilidade da agência e elimina as possibilidades de calote e o não cumprimento de determinado serviço dentro do prazo.

Deixe alguém da própria equipe participando da organização

Um dos maiores benefícios de terceirizar a organização de um evento é que você não precisa se preocupar com os numerosos processos que preparar uma ação exige. Contudo, isso não quer dizer que você pode se abster da responsabilidade de acompanhá-los.

Por isso, não deixe de contar com alguém da sua equipe para verificar o andamento de todas as etapas de produção. Ao fazer isso, você se certifica de que tudo está correndo conforme o planejado e garante que a empresa contratada realmente foi uma boa escolha, evitando surpresas desagradáveis.

Entender como escolher uma produtora de eventos é fundamental para obter resultados satisfatórios com a sua ação. Em suma, uma agência especializada de qualidade deverá apresentar todos os fatores abordados no post de maneira positiva. Não meça esforços para encontrar aquela que mais se encaixa em seu perfil e expectativas, afinal de contas, tudo o que você espera é que o seu evento alcance o sucesso e gere novos negócios.

Bom, agora que você já sabe o que fazer para contratar a produtora que realizará a sua ação, que tal aprender um pouquinho mais sobre o assunto? Assine a nossa newsletter para receber conteúdos exclusivos!

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