como fazer reuniões produtivas

Você sabe como fazer reuniões produtivas? Muitas pessoas sentem certo desprezo pelas reuniões, algumas por conta de experiências desagradáveis, como encontros muito demorados e sem objetivos bem definidos, outras pelo simples fato de não saberem planejar uma.

No mundo dos negócios não tem como fugir delas, por isso, é importante pensar em como organizá-las de modo a alcançar os melhores resultados. As reuniões já fazem parte do dia a dia corporativo, além de serem essenciais para as estratégias organizacionais e resolução de problemas.

Continue a leitura e descubra como fazer reuniões produtivas na sua empresa!

Faça planos com antecedência

É preciso deixar claro o que vai acontecer na reunião. Envie para todos os envolvidos, com antecedência, o assunto principal do encontro, ou seja, a pauta que vai ser analisada e discutida.

Além disso, antecipe os textos, gráficos e outras leituras que podem ser feitas, assim as pessoas chegam preparadas para as discussões, que podem ser focadas na avaliação de cada assunto.

Convide apenas quem é essencial

As reuniões produtivas, geralmente, são aquelas que possuem menos pessoas, porque as contribuições tendem a ser direcionadas, diferentemente de reuniões gerais em que se misturam cargos.

Um grande número de pessoas em reuniões com assuntos pontuais pode dificultar a tomada de decisão. Nesse sentido, apenas os responsáveis diretos devem participar e depois repassar as decisões aos outros colegas.

Limite o tempo da reunião

O tempo é o maior inimigo das reuniões. Quase todo mundo reclama da demora de reuniões sobre assuntos que poderiam ser resolvidos no corredor da empresa. Quando você define o objetivo e o foco, fica bem mais fácil limitar o tempo, que não precisa ser estendido por horas se o assunto for resolvido em minutos.

Indique um responsável pela conversa

Alguém precisa guiar a conversa. Não precisa ser, necessariamente, o presidente da empresa ou o gestor responsável pelo setor, mas precisa ser uma pessoa que conheça profundamente o problema levantado e tenha pulso firme para levar a conversa adiante sempre que houver interrupções desnecessárias.

Tenha objetivo e foco bem definidos

Como vimos, para fazer reuniões produtivas é preciso ter objetivo e foco bem definidos. Não adianta marcar um encontro apenas por marcar. Aposte no simples, no minimalismo, e faça pequenos encontros para assuntos que, realmente, sejam essenciais de serem discutidos no momento.

Considere o formato de cada reunião

Nem sempre as reuniões têm o mesmo número de participantes. Quase nunca é pelo mesmo motivo e podem acontecer em momentos planejados ou necessários por conta de urgências.

Para cada reunião você pode pensar um formato, prezando sempre pelo encontro presencial e por momentos que, por mais tensos que sejam, tragam resultados positivos. Um almoço de negócios, por exemplo, não precisa de um planejamento muito detalhado, porém é essencial pensar antecipadamente em como encantar o cliente.

Agora que você já sabe como fazer reuniões produtivas, chegou o momento de finalizar a reunião. Não é apenas um tchau e até a próxima, certo? Em reuniões de negócios as ideias precisam ser amarradas ao final e registradas em ata com os pontos acertados e cronograma futuro para ser divulgado aos colegas que, por algum motivo, não participaram do encontro.

Em reuniões com funcionários ou clientes externos, é extremamente importante pensar na construção dessas relações. Então, confira 5 boas estratégias de relacionamento com o cliente!

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