Local para eventos: como escolher o lugar certo?

9 de março de 2018

O passo decisivo para que o evento corporativo da sua empresa tenha uma ótima repercussão é escolher o local para eventos certo. Levar em conta apenas a estética do espaço pode trazer consequências desagradáveis; saber o tipo de público que comparecerá, se a locação é adequada, entre outros aspectos, também é extremamente necessário.

Independentemente do porte da ação empresarial, a necessidade de pesquisar esses fatores não pode ser ignorada. São essas particularidades a serem avaliadas que farão a diferença entre um evento de sucesso e um enorme prejuízo. Ainda assim, nem todos sabem como fazer essa escolha corretamente. Neste post, reunimos algumas dicas que facilitarão esse processo. Confira!

Analise a capacidade do ambiente

O ponto de partida para analisar o tamanho ideal do espaço em que o evento será realizado é contabilizar o número de convidados. Procure um local que comportará confortavelmente todas as pessoas, incluindo participantes e aqueles que fornecerão os serviços contratados.

Se a área for menor que a quantidade de pessoas, a região se tornará incômoda para os integrantes. Por outro lado, se for excessivamente maior, dará a impressão de que o evento não está sendo bem-sucedido, devido ao número de lugares vazios.

Considere as características do evento 

Levar em conta as características da ação é um ponto importante que não pode ser esquecido. O ambiente escolhido deve suprir todas as necessidades do tipo do evento que será realizado.

O espaço exigido para uma festa de aniversário, por exemplo, difere completamente da área requisitada para um almoço de negócios. Se estiver preparando uma experiência gourmet, investigue a existência de uma cozinha apropriada para armazenar e preparar os alimentos. 

Elaborar uma lista com os requisitos fundamentais e básicos da solenidade é um recurso bastante útil que pode ser usado para reunir todas essas informações e escapar da possibilidade de deixar algo de lado. 

Veja se o espaço se ajusta ao horário/dia 

A seleção do local para eventos será diretamente influenciada pelo dia e horário em que a ação corporativa acontecerá. Eventos diurnos ou agendados durante estações quentes exigem lugares semiabertos e com refrigeração e boa circulação de ar. Já os noturnos ou aqueles realizados em estações mais frias necessitam de uma cobertura maior e com mais segurança.

Além disso, também é preciso evitar feriados e outras datas comemorativas na hora de reservar os dias e os horários para o seu evento corporativo. Essas são épocas em que a maioria das pessoas costuma viajar, tornando-se indisponíveis para comparecer à sua ação. 

Conheça as exclusividades oferecidas pelo local 

Outra maneira de fazer a escolha certa é conhecendo as exclusividades que são oferecidas pelo local. Algumas empresas de eventos costumam dar descontos no custo de hospedagem para os convidados, caso muitos deles venham de outras regiões. 

Entretanto, o mais comum é o fornecimento de toda uma estrutura para a solenidade, como espaço com mobiliário completo; sistema de som, iluminação e projeção; decoração e estrutura gourmet.

A pesquisa é essencial na decisão final. Compare serviços e valores e selecione aquele que tiver o melhor custo-benefício.  

Para ter êxito na busca de um local para eventos, o planejamento é crucial. Em caso de a sua ação corporativa ocorrer em final de ano, inicie a procura o quanto antes, pois a disponibilidade dos lugares se esgota rapidamente nessas épocas.

Agora que você já sabe como escolher o recinto ideal para o evento da sua empresa, entre em contato conosco para falar com nossos consultores e continue acompanhando a Experience Lounge!

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