Quem já teve a oportunidade de produzir um evento empresarial sabe que essa não é uma tarefa das mais tranquilas. São muitos os detalhes a serem atendidos, além de montar um planejamento estratégico eficiente para que a ação dê bons resultados. Fazer tudo isso sem um checklist de eventos corporativos poderá trazer consequências desagradáveis.

Por esse motivo, é importante que você divida toda a organização do evento em etapas específicas. Dessa forma, colocar tudo o que foi pensado em prática será muito mais fácil e possíveis erros de execução serão evitados. Afinal, ninguém quer sair no prejuízo.

Para ajudar você na tarefa, montamos uma lista com os principais passos da elaboração de uma ação corporativa. Siga a leitura.

Definição da data do evento

Estabelecer a data do acontecimento corporativo é o primeiro passo do checklist. Determine o dia da ação antecipadamente, pois, dessa maneira, você terá tempo o suficiente para realizar todas as outras etapas da organização do evento.

Certifique-se de que não haverá feriados ou outras festividades na data escolhida para que eles não interfiram na ação.

Contabilização dos custos previstos

Faça um controle com tudo o que será utilizado para a preparação do evento. Contabilize os custos dos serviços e profissionais a serem contratados e mantenha uma margem de erro realista para os gastos.

Criar uma planilha ou um documento simples, como uma lista, será o suficiente para uma boa gestão financeira e para evitar surpresas no orçamento final.

Levantamento do número de convidados

Outra etapa importante do checklist de eventos corporativos é a contabilização do número de participantes. Estime a quantidade de pessoas que comparecerão, de acordo com o limite de lotação do local reservado.

Saber essas informações é fundamental para que a quantidade certa de convites ou ingressos seja distribuída, eliminando o risco de superlotação. Lugares cheios demais causam insatisfação e desconforto. E isso, certamente, deve ser evitado.

Escolha do local e seleção dos colaboradores

A escolha do local do evento deve ser feita com muita cautela. Fatores como fácil acesso, ambiente seguro, higiene dos banheiros, entre outros, devem ser levados em conta antes de fechar o espaço. Todos esses quesitos são essenciais para que os convidados se sintam à vontade no dia do acontecimento.

Em conjunto com esses aspectos deve estar a contratação de uma equipe de colaboradores eficiente. Eles devem ser escolhidos com o mesmo cuidado e antecedência do espaço. Assim, você garantirá que as funções serão distribuídas a tempo e que os funcionários encarregados as executarão de maneira eficaz.

Elaboração do plano de marketing e da divulgação

Por último, mas não menos importante, está a estratégia de divulgação do seu evento. Parece desnecessário ressaltar, mas, fazer um plano mercadológico para que o seu público-alvo tome conhecimento da sua ação e marque presença, é crucial.

Para isso, analise o objetivo do acontecimento, alinhe com o perfil dos seus consumidores e escolha os meios de comunicação mais adequados para fazer a divulgação. Se o seu negócio possui uma audiência mais madura, invista na TV, no rádio e em outras mídias mais convencionais. Se for um público mais jovem, a internet e as redes socais são as melhores táticas.

Planejar uma ação empresarial não é tarefa fácil. Mas, com esse checklist de eventos corporativos, você conseguirá organizar o seu acontecimento de forma eficaz, evitando imprevistos e possíveis prejuízos.

Depois de entender como preparar essa lista, deixe um comentário neste post, nos contanto sua experiência!

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